Quando si tratta di organizzare eventi e fiere di successo, il perfetto coordinamento dei diversi reparti della logistica è essenziale per garantire che tutto si svolga senza intoppi. È necessario che tutti gli allestimenti e i materiali necessari si trovino nel posto giusto, al momento giusto, e che questi vengano trasportati e depositati in maniera precisa e accurata.
In questo articolo esploreremo le caratteristiche uniche della logistica per eventi e fiere, l’importanza dei trasporti speciali e come un partner specializzato come Rete Logistica sia la soluzione ideale per gestire efficacemente la complessità delle operazioni logistiche nel corso di eventi, fiere e manifestazioni.
Principali sfide della logistica per fiere ed eventi
Organizzare la logistica per eventi e fiere comporta una serie di sfide uniche. Tra le più rilevanti ci sono il rispetto di tempi prestabiliti, la coordinazione dei vari fornitori e la gestione degli operatori durante le fasi di allestimento e di smontaggio dell’evento.
Inoltre, è essenziale garantire che tutti gli articoli necessari per l’evento arrivino in tempo e in buone condizioni, il che può essere complicato considerando la varietà e la quantità di materiali che potrebbe essere necessario trasportare, solo per citarne alcuni: articoli da esposizione, totem e installazioni per gli allestimenti, tavoli, sedie, merchandising, ecc.
Pensiamo, ad esempio, al caso degli allestimenti per una mostra d’arte dove ogni minimo errore o disattenzione può costare la riuscita dell’evento. Ogni pezzo richiede particolare attenzione in fase di carico, trasporto e scarico ed è per questo che è necessario ingaggiare trasportatori specializzati che adoperano mezzi adeguati e procedure di controllo collaudate.
Trasporti speciali per fiere ed eventi: come gestirli al meglio
In questi casi si parla proprio di trasporti speciali che sono un elemento cruciale nella logistica per eventi e fiere. Si tratta di trasportare merci di grandi dimensioni, fragili o particolarmente sensibili in modo sicuro e efficiente.
È fondamentale pianificare con cura queste operazioni, assicurandosi di utilizzare veicoli e attrezzature adatte alle esigenze specifiche del carico. Inoltre, è importante coordinare i trasporti speciali con gli altri aspetti dell’evento per garantire che tutto si svolga senza intoppi e nei tempi stabiliti.
L’importanza di avere un partner specializzato in trasporti speciali
Affidarsi a un partner specializzato può fare la differenza nella gestione della logistica per eventi e fiere. Rete Logistica ha una solida esperienza nella logistica per eventi e fiere ed è in grado di gestire trasporti speciali di qualsiasi dimensione e complessità in modo efficiente e affidabile.
Il metodo di lavoro di Rete Logistica si basa sulla creazione di un protocollo di trasporto specifico per ogni singolo evento, allo scopo di individuare di volta in volta le condizioni più vantaggiose in termini di costo/performance.
Ad ogni account è assegnato un consulente logistico che segue dall’inizio alla fine tutte le operazioni ed è sempre a disposizione per gestire le richieste e risolvere emergenze dell’ultimo minuto.
Il cliente ha poi modo di monitorare tutte le fasi del trasporto tramite l’accesso al software Rete Logistica®, la piattaforma online da cui è possibile generare le spedizioni, seguirne l’andamento ed estrarre report.
Caso studio: Rete Logistica per l’Università degli Studi di Genova
Rete Logistica è partner dell’Università degli Studi di Genova, per conto della quale ha gestito diversi trasporti speciali in occasione di eventi e iniziative in collaborazione con altri enti.
Come nel caso della collaborazione tra il Parco Nervi e i Giardini Hanbury, in occasione della quale Rete Logistica ha organizzato il trasporto di 125 cipressi mediterranei. Per il trasporto di questi alberi – ognuno dei quali alto oltre due metri – è stato utilizzato un particolare veicolo con un cassone installato ad hoc affinché le operazioni di carico e scarico non danneggiassero nessuna parte di questi straordinari esemplari.
In un’altra occasione, Rete Logistica ha collaborato con l’Università di Genova per trasferire delicati reperti archeologici presso la Soprintendenza delle Belle Arti della Provincia di Foggia. Anche in questo caso è stato organizzato un trasporto ad hoc, siccome i reperti erano contenuti in casse prive di copertura ed era necessario che fossero caricati e scaricati secondo un preciso ordine di archiviazione.
Organizzare la logistica per eventi e fiere può essere un’operazione complessa e non priva di insidie, ma con il giusto partner al tuo fianco, puoi affrontare queste sfide con fiducia.
Se stai pianificando un evento o una fiera e hai bisogno di supporto logistico, non esitare a contattare Rete Logistica. Compila il form di contatto per richiedere una consulenza personalizzata e scoprire come possiamo aiutarti a rendere il tuo evento un successo senza precedenti.